Het ‘bureaumanagement’ of de ‘backoffice’ daar maak ik deel van uit. Beide algemene termen, maar een betere naam hebben we er nog niet voor gevonden. Wij werken op de achtergrond aan allerlei zaken voor werkgevers, werknemers/werkzoekenden, adviseurs en de rest van de interne organisatie. Elke dag proberen wij dat extra stapje te zetten voor alle partijen. Het geeft voldoening om mensen, al zijn het maar kleine stapjes, vooruit te helpen.

Net dat stapje extra voor de werkgevers door mee te denken

Voor werkgevers die vragen hebben over de wet- en regelgeving omtrent ziekteverzuim, vragen over het verloop van het traject, vragen over het aanvragen van een deskundigenoordeel of elke andere vraag waar ze op vastlopen, zijn wij er.
Tijdens een ontbijtsessie met verschillende werkgevers vertelde een HR-manager van een schoonmaakbedrijf dat zij vooral te maken hebben met werknemers die een contract hebben met een klein aantal uur per week (<16 uur). De re-integratieverplichtingen zijn hetzelfde als voor een werknemer met een contract van 40 uur en hiermee samenhangend de kosten van een 2^e spoor re-integratietraject. Deze kunnen toch al gauw oplopen tot gemiddeld € 3500,-.
Hier kon ik, voor de HR-manager, twee waardevolle tips meegeven.
Werknemers met kleine contracten hebben vaak bij nog een werkgever een (klein) contract. De kans is groot dat hij/zij daar ook is uitgevallen. Bespreek dit met je werknemer en neem contact op met de 2^e werkgever. Het is wenselijk, ook voor de werknemer, om één re-integratie traject 2^e spoor te hebben. Wellicht loopt er al een traject en kun je als werkgever er bij aansluiten of kunnen jullie samen een 2^e spoor traject inkopen. De kosten kunnen dan gedeeld worden.
Het UWV biedt een maximale bijdrage van € 3000,- (bruto) wanneer de re-integratie meer kost dan 70% van de brutoloonkosten (inclusief vakantiegeld) over de rest van het dienstverband (of wanneer de re-integratie langer duurt dan het dienstverband, maar dat was hier niet aan de orde). Dit was voor de HR-manager nieuwe informatie en zij dacht dat het voor enkele van haar zieke werknemers van toepassing was.
Na afloop van de ontbijtsessie heb ik dit, voor de volledigheid, nog even op de mail gezet naar de HR-manager. Altijd fijn als je iemand met jouw ervaring en kennis een stapje verder kunt helpen.

Net dat stapje extra voor de werknemer/werkzoekende door mee te denken

In de praktijk hebben wij als bureaumanagement niet vaak contact met de werknemer/werkzoekende. De adviseur is het directe aanspreekpunt. Als het even niet lekker loopt, komen wij in beeld. Vervelend natuurlijk dat het een minder positieve reden is voor het contact, maar wij bieden dan graag een luisterend oor. We proberen te achterhalen waar het pijnpunt ligt, om na wederhoor van de betreffende adviseur, samen met de klant naar een passend oplossing te komen.
Een tijdje geleden belde een klant naar kantoor. Mevrouw werd bijna 3 maanden begeleid door een adviseur van Fith. De eerste paar weken was dit allemaal naar tevredenheid gelopen, maar de aflopen 2 tot 3 ontmoetingen was er iets veranderd. De adviseur was een keer te laat gekomen op een afspraak, hij had een vacature doorgezet naar mevrouw zonder het voor te bespreken en zo waren er nog een aantal kleine dingetjes. Mevrouw gaf aan dat het vertrouwen hierdoor in de adviseur was afgenomen. Zij werd nu onrustig voor een afspraak met een adviseur. De samenwerking was re-integratie-belemmerend geworden. Mevrouw durfde dit zelf niet goed aan te geven bij de adviseur. Een leerpunt gaf ze aan, maar hier was ze nog niet aan toe.
In overleg met mevrouw heb ik aangegeven dat ik contact op zou nemen met onze adviseur om te kijken wat de opties zijn. In het telefonisch contact met de adviseur gaf de adviseur aan inderdaad een verandering te hebben gemerkt in het gedrag van mevrouw. Hij had zijn vinger daar nog niet op kunnen leggen. Hij vond het jammer dat het niet rechtstreeks bij hem was aangegeven, maar gezien het verleden van mevrouw begreep hij dit wel. Mede hierdoor gaf de adviseur ook vrij snel aan dat het wenselijk was om een switch te maken van adviseur. Met voorkeur een vrouwelijke.
Dezelfde dag heb ik nog contact opgenomen met mevrouw en zij was erg opgelucht. Niet alleen omdat ze het had verteld, maar ook de reactie van de adviseur was erg fijn. Ze wil graag nog op een later moment, als ze daar aan toe is, contact opnemen met de adviseur. Als optie heb ik aangeboden voor mevrouw om vrijblijvend kennis te maken met een vrouwelijke adviseur. Dit wilde ze graag.
Een weekje later heb ik nog eens telefonisch contact opgenomen met mevrouw en ze had het kennismakingsgesprek als positief ervaren en wilde graag het traject met de nieuwe adviseur voortzetten. We hebben de weken daarna nog een aantal malen telefonisch contact gehad, maar alles liep naar wens. Ik heb aangegeven dat mevrouw, wanneer ze daar behoefte aan had, altijd nog even contact op kon nemen met mij.

Net dat stapje extra voor de adviseurs door mee te denken

Het bureaumanagement is er vooral voor onze adviseurs, zodat zij zich vooral kunnen richten op de begeleiding van onze klanten. De tijd die wij de adviseurs kunnen besparen door zaken uit te zoeken, te herinneren bij verslagleggingen, door de verslagen op inhoud te beoordelen en aanvullingen/suggesties te doen, door de administratie bij te houden en contacten onderhouden met opdrachtgevers en werkgever, kunnen de adviseurs steken in de intensieve en persoonlijke begeleiding van onze klanten.
Ook hier wil ik graag dat extra stapje zetten door mee te denken. Niet alleen door passende vacatures in het regionale krantje of via Facebook door te sturen naar de regionale Whatsapp-groepen om extra kansen te creëren, maar ook door mee te denken als adviseurs vastlopen. Dat kan zijn in het activeren van klanten, bijvoorbeeld door het zoeken van een maatje die ze kunnen helpen met koken, boodschappen doen, de taal eigen maken of een dagje uit. Dat kan zijn in het zoeken buiten de gebaande wegen naar een baan, samen brainstormen over welke richtingen nog meer passend kunnen zijn. Dat kan ook zijn door inhoudelijk mee te denken in een vervolgstap, zoals het aanvragen van een second opinion of deskundigenoordeel, bij een traject waarbij de mogelijkheden zo beperkt zijn dat de menselijke maat in gevaar dreigt te komen.
Het stapje extra voor de adviseurs betekent ook dat we (bijna) altijd bereikbaar zijn. Een rapportage die nog even in de avonduurtjes mee wordt gelezen, suggesties worden gedaan om zo samen tot een correcte en inhoudelijk juiste rapportage te komen, die de volgende ochtend met de klant besproken kan worden.

Waar ons werk altijd op de achtergrond blijft, is het voor Fith tijd om meer naar buiten te treden. Dan kunnen wij voor nog meer werkgevers en werknemers/werkzoekenden dat stapje extra zetten. Het stapje extra wat onze dienstverlening maakt tot waarin wij geloven: “alles wat je aandacht geeft groeit”.

november 2016, geschreven door Renske Teunissen, senior bureaumanager Fith